Deelnemersvoorwaarden

Inschrijving

Inschrijving vindt plaats op ploegbasis, door het invullen van het inschrijfformulier via de website: https://sol.scouting.nl/as/form/44553/participant/new/. Inschrijving vindt plaats door een volwassen contactpersoon per ploeg. De contactpersoon is verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens. Om in te kunnen schrijven moeten alle jeugddeelnemers via de eigen groep lid zijn van Scouting Nederland. Inschrijven betekent dat (de wettelijk vertegenwoordiger van) de jeugddeelnemer akkoord gaat met deze deelnemersvoorwaarden. Per omgaande wordt een e-mail verzonden naar het mailadres van de wettelijk vertegenwoordiger met een bevestiging van de inschrijving.

Inschrijving van de ploeg moet plaatsvinden binnen 10 dagen na afloop van de RSW, zoals opgegeven door de regio-coördinator. Daarna vervalt het recht op deelname van de ploeg en behoudt de LSW organisatie zich het recht voor om de plaats aan een andere regio toe te kennen.

Een ploeg bestaat uit minimaal 5 en maximaal 7 personen. Deelnemers mogen op de eerste dag van de LSW niet ouder zijn dan 15 jaar, en niet jonger zijn dan 11 jaar. In een ploeg van vijf personen mogen maximaal twee leden 15 jaar zijn, voor ploegen van zes of zeven personen geldt dat hooguit drie leden 15 jaar mogen zijn. Ploegen die een of meer leden hebben die te oud zijn of een onevenwichtige leeftijdsverdeling kennen, worden van deelname uitgesloten.

Deelnemersbijdrage

De deelnemersbijdrage bedraagt € 52,50 euro per deelnemer. Dit levert de volgende
deelnemersbijdragen per ploeg op:

5 personen € 262,50
6 personen € 315,00
7 personen € 367,50

In dit bedrag is inbegrepen: voeding vanaf het ontbijt op zondag tot en met de lunch van maandag, een LSW badge en T-shirt, kampeervoorzieningen en een volledig activiteitenaanbod.

Verzorging en gezondheid

We gaan voor de voeding uit van een normaal voedingspakket en eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Moeten we extra kosten maken voor medicijnen of een bijzonder dieet, dan komen deze, na overleg, voor rekening van de (wettelijk vertegenwoordiger van de) jeugddeelnemer. Dieetwensen dienen uiterlijk zeven dagen voor aanvang van de LSW op het inschrijfformulier te worden aangegeven. Is de gezondheid van de jeugddeelnemer (lichamelijk en/of geestelijk), het gebruik van
medicijnen of een speciaal dieet zodanig, dat wij vraagtekens hebben bij deelname aan de LSW, dan kan het organisatieteam de jeugddeelnemer van deelname uitsluiten.
Wijzigingen in de gezondheidstoestand die van belang kunnen zijn, moeten gedurende het hele traject direct worden doorgegeven aan het organisatieteam, door middel van een actualisatie van het inschrijfformulier (via Scouts Online). Door met deze deelnemersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de (wettelijk vertegenwoordiger van de) jeugddeelnemer toestemming voor spoedeisende hulp.

Verzekeringen

Als lid van Scouting Nederland valt een jeugddeelnemer onder de WA- en ongevallenverzekering van Scouting Nederland. Deze verzekering is secundair; dat betekent: aanvullend op de eigen WA- en ongevallenverzekering. Dit houdt in dat altijd eerst de eigen verzekering aangesproken wordt en in tweede instantie een beroep gedaan kan worden op de verzekering van Scouting Nederland. Er zit geen annuleringsverzekering in de deelnemersbijdrage. Een (wettelijk vertegenwoordiger van een) jeugddeelnemer kan die zelf afsluiten. Scouting Nederland is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de deelnemer wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie en/of Scouting Nederland.

Betaling

De betaling van het deelnemersgeld dient direct bij inschrijving via IDEAL te geschieden.

Annulering

Deelname aan de LSW kan tot 10 dagen voor aanvang van de LSW kosteloos worden geannuleerd. Indien er wordt geannuleerd binnen 10 dagen voor aanvang van de LSW, dan wordt de volledige deelnemersbijdrage in rekening gebracht. De annulering moet altijd via Scouts Online worden gemeld bij het organisatieteam. De annulering is pas definitief bij ontvangst door de organisatie en wordt binnen 2 dagen via Scouts Online bevestigd.

Roken, alcohol, drugs

Gedurende de LSW zijn gebruik en bezit van alcohol, rookwaren en drugs verboden. Het alcoholbeleid van Scouting Nederland is van toepassing.

Beeldmateriaal

Door inschrijving verleent de deelnemer toestemming aan Scouting Nederland en de organisatie van de LSW om beeldmateriaal dat tijdens de LSW wordt gemaakt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Dit geldt ook voor beeldmateriaal dat door de jeugddeelnemer is overgedragen aan de organisatie. Ouders of wettelijk vertegenwoordigers van deelnemers kunnen via webmaster@lsw.scouting.nl een verzoek ter verwijdering van materiaal indienen, indien een deelnemer prominent op media, beheerd door de LSW, zichtbaar is en het daar niet mee eens zijn. De media kunnen worden verwijderd of de deelnemer kan onherkenbaar gemaakt worden.

Normen en waarden

Wanneer andere deelnemers en/of medewerkers zich ernstig storen aan het gedrag van iemand en zich belemmerd voelen in hun LSW beleving is er sprake van aanstootgevend gedrag. De projectleiding behoudt zich het recht voor om jeugddeelnemers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan de LSW. Zij dienen opgehaald te worden door hun ouders/verzorgers. Deze deelnemer(s) kan/kunnen vervolgens geen aanspraak maken op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage.

Kooktoestellen

Indien er een onveilige situatie wordt aangetroffen zal de organisatie er alles aan doen om ervoor te zorgen dat de deelnemers alsnog gebruik kunnen maken van hun kooktoestel. Indien ondeugdelijke gasslangen, gasklemmen of drukregelaars worden aangetroffen zullen deze door de organisatie vervangen worden door nieuwe exemplaren. Hiervoor zullen vervangingskosten (€ 15,-) in rekening gebracht worden. Het organisatieteam beoordeelt of een gasinstallatie deugdelijk is. Hierover is geen discussie mogelijk.

Uitslag

De uitslag zoals deze wordt uitgesproken op de laatste dag van de LSW is leidend. Hierover is geen correspondentie mogelijk.

Gebruik van gegevens

De contactpersoon gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar emailadres en mobiele telefoon. De door de contactpersoon opgegeven gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de LSW. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben.

Tot slot

Voorts is het huishoudelijk reglement van de vereniging Scouting Nederland onverminderd van kracht. Dit reglement is te vinden op http://www.scouting.nl. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de projectleiding.